Работа с модул „Рецепти / Разпади“ в AuroraPOS WEB

Работа с модул „Рецепти / Разпади“ в AuroraPOS WEB

Функционалност Рецепти е разработена в Back Office – AuroraWeb/AuroraPosServer. Данните се записват в централната база на платформата.

Менюто е достъпно за потребителя, само при наличие на абонамент „Advanced” или по-висок. Ако фирменият акаунт не разполага с нужното ниво на абонамент, то потребителя ще получи следното съобщение: 
При наличие на достъп до модула, меню Рецепти отваря екран, чрез който предоставя необходимите на потребителя инструменти за специфициране на рецепти и разпади, както и за генериране на документи за отчитане на производството:

•  Бутон „Филтър“;
• Област „Списък“ – основни данни за рецептите/разпадите;
• „Картон“ на рецепта;
• Бутон “Нова”;
• Бутон „Автоматично изписване“.

Списък Рецепти/Разпади

Визуализира в табличен вид всички рецепти/разпади и техните основни данни.

Оперирането със списъка става, чрез натискане на бутона , намиращ се най-вляво на реда на
съответната рецепта. Възможни са следните действия:

• Редакция;
• Клониране;
• Ръчно производство;
• Деактивиране;
• Изтриване.

Картон на Рецепта/Разпад

Служи за създаване, преглед и редакция на рецепти и разпади. Съдържа две области:
Област „Хедър“ – съдържа основните данни на рецептата/разпада:

• Наименование – потребителя въвежда произволно наименование, описващо смисъла на рецептата/разпада;
• Статус – активна или неактивна. Документи за производство могат да се генерират само за активни рецепти/разпади;
• Тип на картона – Рецепта или Разпад;
• Начин на производство – ръчно или автоматично (при спазване на ограниченията описани по-горе в ръководството).
• Артикул – избира се от списък. Според това дали е избрано рецепта или разпад и в съответствие с описаните ограничения, от списъка с артикулите се изключват, онези, за които не е допустимо създаването на текущия документ.
• Коефициент на разходите – задава се в процент и определя завишение на преките разходи (доставната стойнст), което с достатъчна точност да отрази сумата на непреките разходи (ток, вода, заплати и др.), които се разпределят върху готовия продукт. По подразбиране стойността на коефициента е нула.
• Количество – броят единици от продукта, който се произвеждат с рецептата или съответно, които се разпада.
• Време за подготовка и Време за производство – спомагателни, полета, в които потребителят може да задава съответните времена с цел поясняване на рецептатата/разпада.
• Себестойност – най отгоре в хедъра автоматично се изчислява себестойността на цялата рецепта и себестойността на единица от готовия продукт. Изчислението става по текущи доставни цени на входящите продукти. Ако поне за един входящ продукт няма зададена доставна цена, то себестойност не се изчислява.

Област „Артикули“ – представлява списък на артикулите, участващи в рецептата/разпада. При рецептата, това са входящите продукти, а при разпада – резултативните продукти:

Създаване на Рецепта/Разпад

За създаване на нова рецепта/разпад се използва бутон „Нова рецепта“, който отваря празен картон на рецепта:

Стъпка 1 – Попълване на хедъра

• Рецепта – в поле „Артикул“ се попълва изходящия (готовия) продукт.  В „Количество“ се задават броя единици, от изходящия продукт, които ще се получат при изпълнението на рецептата. В падащия списък ще се показват само артикули от вид „Готов продукт“;
• Разпад – в поле „Артикул“ се попълва входящия продукт, този който се разпада. В „Количество“ се задават броя единици, от входящия продукт, които ще бъдат разпаднати. В падащия списък ще се показват всички артикули от номенклатурата на търговеца.

Стъпка 2 – Добавяне на артикули
При натискане на бутон „Добави артикул“ се отваря екран за филтриране на артикули. Добавянето или премахването на артикули става чрез маркиране/размаркиране на чекбокса, намиращ се най-вляво на реда на всеки артикул.

ВАЖНО!

• Рецепта – в списъка с артикулите се попълват входящите продукти;
• Разпад – в списъка с артикулите се попълват изходящите продукти.

Стъпка 3 – Попълване на количествата на артикулите
Използва се бутона за редакция на артикул , при натискането, на който се отваря екран с количествата:

ВАЖНО:

• Рецепта – В поле „Номинално количество“ се попълва номиналното количество, което се влага в рецептата. Ако при производството се натрупват някакви загуби, то те се попълват като процент в полета „Загуба от първична/вторична преработка“. В резултат се изчислява реалното количество от входящия продукт, което се консумира при производството и то е по-голямо от номиналното количество.

Например: За производството на 5 порции пържени картофи от по 200гр. Е необходимо номинално количество от 1кг (обелени и нарязани картофи). Поради наличието на отпадък при беленето и рязането се оказва, че реалното количество, влагано в производството на петте порции е 1.1кг. Разликата от 0.1кг представлява 10% загуба от обработката на входящия продукт.
Използването на полетата за „Загуба от първична/вторична преработка“ не е задължително. По подразбиране те имат нулева стойност.

• Разпад – В поле „Номинално количество“ се попълва количеството на съответния изходящ продукт, който се получава при разпада. За разлика от рецептите, тук не се калкулират загуби.

След попълване на задължителните данни се натиска бутон „Запис“, с което документът (картона) на рецептата/разпада се записва в базата данни.

Валидация
При запис на картона се правят няколко предварителни валидации, за проверка на въведените ограничения. При неуспешно валидиране записът се отказва с извеждане на съответната грешка.

Валидация на Рецепти (Проверява се за нарушения на следните правила):

• В списъка на артикулите (входящите продукти) на рецептата могат да участват само суровини или стоки.
• За артикул, който се явява готов продукт в рецепта може да има само една единствена активна рецепта за автоматично производство и произволен брой рецепти за ръчно производство.

Валидация на Разпади (Проверява се за нарушения на следните правила) – в списъка на артикулите (изходящи продукти) на разпада могат да участват само готови продукти или суровини.

Редакция на Рецепта/Разпад – отваря картона на рецептата/разпада и го попълва със всички данни. При запис се правят същите валидации, както при запис на нова рецепта/разпад.

Клониране на рецепта/разпад – отваря картона на нова рецептата/разпад, в който са попълнени данните от клонираната рецепта/разпад, с изключение на артикула в хедъра. Потребителят трябва да избере нов артикул, който ще се произвежда/разпада. При запис се правят същите валидации, както при запис на нова рецепта/разпад.

Отчитане на производствените дейности
По същество, отчитането представлява процес на документиране на производствените дейности. Всяко произведено количество от даден готов продукт се регистрира в системата чрез създаване на съответен документ за ръчно или автоматично производство. Този документ служи като основание на системата да заприходи като наличност произведените количества от готовия продукт и съответно да изпише от наличността вложените в производството суровини.

• Когато акта на документиране на производството се изпълнява от потребител на системата, тогава той (потребителят) създава документ от тип „Ръчно производство“.
• Когато акта на документиране на производството се изпълнява автоматично от самата система, тогава тя (системата) създава документ от тип „Автоматично производство“.

Отчитането винаги се осъществява по търговски обекти.

Ръчно производство по рецепта

При натискане на бутон „Ръчно производство“ се извежда диалог за:

• Избор на обект;
• Брой рецепти, които трябва да се изпълнят;
• Програмата изчислява количеството единици от продукта, които ще се произведат при изпълнение (производство) на съответния брой рецепти.

При натискане на бутон „Изчисли“, програмата визуализира документ за производство, съдържащ артикулите от рецептата със съответните им количества и стойност:

• Таблицата съдържа всички артикули – входящи и изходящи.
• Първия ред показва готовия продукт, който се произвежда по рецептата, като неговото количество е с положителен знак и съответно ще бъде добавено към текущата му
  наличност.
• Следващите редове показват входящите продукти, които биват консумирани за производството на изходящия продукт. Количествата на входящите продукти са с отрицателен знак и съответно ще бъдат приспаднати от текущата им наличност.

При натискане на бутон „Запис“, системата записва документа и разнася съответните количества по текущата наличност на артикулите.

Ръчно производство по разпад

При натискане на бутон „Ръчно производство“ се извежда диалог за:

• Избор на обект;
• Брой разпади, които трябва да се изпълнят;
• Програмата изчислява количеството единици от продукта, които ще се разпаднат (то винаги е равно на броя разпади).

При натискане на бутон „Изчисли“, програмата визуализира документ за производство, съдържащ артикулите от разпада със съответните им количества и стойност:

• Таблицата съдържа всички артикули – входящи и изходящи.
• Първия ред показва артикулът, който се разпада (входящият продукт) Количеството му е с отрицателен знак и съответно ще бъде приспаднато от текущата му наличност.
• Следващите редове показват изходящите продукти, които се получават при разпада. Количествата им са с положителен знак и съответно ще бъдат добавени към текущата им наличност.
  При натискане на бутон „Запис“, системата записва документа и разнася съответните количества по текущата наличност на артикулите.

Автоматично производство

Автоматичното производство представлява специална софтуерна процедура, която изчислява продадените количества на готови продукти за определен период в търговския обект и на тяхна база генерира съответните документи за производство, с които да бъдат изписани суровините, вложени при производството на съответните готови продукти.
Изчисленията и самото генериране се изпълнява от системата, но стартирането на процедурата се прави от потребител.

От основния екран на модул Рецепти се натиска бутон

Отваря се екран, в който потребителят трябва да избере от падащ списък търговския обект, за който ще се изпълнява процедурата и да натисне бутон „Изчисли“:

Системата изпълнява нужните калкулации, след което показва списък на всички готови продукти, за които е установено, че трябва да се генерира документ за производство.
Списъкът съдържа следните елементи:

• Име на артикул (готов продукт);
• Количеството единици от готовия продукт, което е изчислено, че трябва да бъде произведено;
• Броят рецепти, които трябва да бъдат изпълнени за да се произведе нужното количество;
• Себестойността на една рецепта, ако е възможно да бъде остойностена (виж т. Остойностяване).

Калкулациите за автоматично производство обхващат само онези артикули, които представляват готови продукти и имат активна рецепта за автоматично производство.

Потребителят има възможност да прегледа предложения от системата списък.
При натискане на бутон „Запис“ за всеки готов продукт от списъка, системата генерира документ от тип „Автоматично производство“, с което разнася съответните количества по текущата наличност на артикулите, т.е. заприходява количествата на готовия продукт и изписва количествата на вложените суровини. След това всички продажби на готови продукти, на чиято база са генерирани документите за автоматично производство, биват маркирани като обработени, с което се изключват от всяка следваща калкулация за автоматично производство.

При всяко стартиране на процедурата за автоматично производство, в калкулацията са обхванати всички продажби в избрания търговски обект за периода от предишното ѝ стартиране до настоящия момент.

Преглед на документи за производство

Генерираните ръчно или автоматично документи могат да се преглеждат в модул „Доставки“:

В сила са следните правила:

• Всички документи за производство могат да бъдат преглеждани, чрез натискане на бутон „лупа“.
• Документите за автоматично производство не могат да бъдат редактирани/клонирани/изтривани.
• Документите за ръчно производство подлежат на редакция/клониране.

Организация на отчетния процес и проверка на наличностите

Отчетния процес има контролна функция. Целта е през определен период от време в търговския обект да се прави засечка на наличностите на стоки, суровини и готови продукти. За целта, отчитането на производствената дейност се изпълнява на периодичен принцип, като се препоръчва работа на дневна база, но това не е задължително. Системата позволява гъвкавост като допуска:

• Отчетния период може да бъде и по-голям от един работен ден. Колкото е по-дълъг той, толкова по-трудно става засичането, тъй като е възможно натрупване на грешки;
• Не е задължително отчетния период да бъде обвързан с календарни дати. Според особеностите на конкретния търговски обект (тип на бизнеса, организация на работа, работно време и т.н.), отчетния период може да бъде от дата до дата или от час до час (например при денонощно работно време) и др.
• Системата позволява да се работи и с променливи отчетни периоди. Например – от понеделник до петък отчитането да става ежедневно, а за събота и неделя да става в края на уикенда или в понеделник сутрин.

Всеки отчетен период завършва с Ревизия. На практиката засичането на наличностите на артикулите, участващи в производства обхваща периода от Ревизия до Ревизия.

Ред за изпълнение:

В рамките на текущия отчетен период, трябва да бъдат отчетени всички произведени за периода готови продукти като това става, както с ръчни, така и с автоматични документи:

1. Стъпка 1 – Ръчно отчитане:
   По време на целия отчетен период могат да се създават документи за ръчно производство. По една и съща рецепта/разпад могат да се създават неограничен брой документ за работния период. Целта е в края на периода да бъдат отчетени всички готови продукти, които се заприходяват с документ „Ръчно производство“;
2. Стъпка 2 – Автоматично отчитане:
   В края на текущия работен период, след завършване на продажбите, потребителят стартира процедурата за автоматично производство. Системата калкулира продажбите на готовите продукти и генерира документите за автоматично производство. Потребителят потвърждава и записва тези документи.
3. Стъпка 3 – Ревизия:
   След създаване на всички документи за отчитане на производство в рамките на текущия отчетен период и преди подновяване на продажбите, потребителят генерира Ревизия, с което се фиксират наличностите на артикулите по система. Следва преброяване на реалните наличности и отразяването им в документа за ревизия. С трансферирането на ревизията реалните наличности се изравняват с тези по система, с което текущия отчетен период завършва и се поставя началото на следващия.

Особености:

• Стъпка 1 може да се изпълнява многократно в рамките на отчетния период, паралелно с изпълняването на продажбите в обекта.
• Стъпка 2 може да бъде стартирана многократно в рамките на работния период, като всеки път тя ще калкулира продажбите от предходното й изпълнение до текущия момент.

Последното изпълнение на Стъпка 2 за текущия отчетен период, ЗАДЪЛЖИТЕЛНО трябва да става при спиране на продажбите в обекта. Непосредствено след него и преди подновяване на продажбите, ЗАДЪЛЖИТЕЛНО трябва да се изпълни и Стъпка 3 – Ревизия.
Ако по някаква причина дадено производство не бъде отчетено в рамките на текущия период, то този период не може да бъде завършен, т.е. Стъпка 3 не трябва да се изпълнява, тъй като това ще породи големи липси при броенето на наличностите по време на ревизията.

Приятна работа с AuroraPOS